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年末調整計算後、作成した給与所得の源泉徴収票は、1月31日（※1）までに従業員に渡さなければなりません。
印刷して書面で渡すか、従業員に事前に承認を得てメール等（「電磁的方法」といいます。）により提供することも可能です。（※2）
※1 平成26年分は、平成27年2月2日まで（年の中途で退職した者については、退職の日以後1ヶ月以内）
※2 平成19年1月1日以後交付分
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給与所得の源泉徴収票等の交付義務
給与や退職金の源泉徴収票は従業員に交付する必要があります。
（国税庁；平成26年分 給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引＞P6ページより）
電磁的方法による提供（電子交付）
「電磁的方法による提供（電子交付）」とは、次のような方法です。
（国税庁；給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A＞問3より）
（問3）給与所得の源泉徴収票等、退職所得の源泉徴収票等又は公的年金等の源泉徴収票等の電子交付には、どのような方法があるのか。
（答）
電子交付の方法には、次の方法があります。
1 電子メールを利用する方法
電子メールにより、受給者（交付を受ける者）の使用するパソコン又は受給者が契約しているデータセンター等に給与所得の源泉徴収票等データを送信し、これらのパソコンやデータセンター等に備えられた受信者ファイルに記録する方法（所規92の21一イ）
2 社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧に供する方法
給与等、退職手当等又は公的年金等の支払者（交付者）やこれらの支払者が契約しているデータセンター等のサーバ内にあるファイルに記録されている給与所得の源泉徴収票等データを受給者（交付を受ける者）に対し社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧に供する方法（所規92の21一ロ）
3 フロッピーディスク、MO、CD－ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法
給与所得の源泉徴収票等データを記録したフロッピーディスク、MO、CD－ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法（所規92の21二）
なお、これらの電子交付の方法については、次の基準を満たすものでなければなりません（所規92の22）。受給者（交付を受ける者）ごとに作成されたファイル（以下「受信者ファイル」といいます。）に記録されている記載事項について、受給者（交付を受ける者）が電子計算機の映像面への表示及び書面への出力ができるようにするための措置を講じていること。
上記1及び2の電子交付の方法（ただし、電子メールを受給者（交付を受ける者）の使用するパソコンに直接送信する場合を除きます。）にあっては、受給者（交付を受ける者）に対し、記載事項を受信者ファイルに記録する旨又は記録した旨を通知するものであること。ただし、受給者（交付を受ける者）が当該記載事項を閲覧していたことを確認したときは、通知する必要はありません。
電磁的方法による提供（電子交付）をする場合の事前承認
「電磁的方法による提供（電子交付）」をするためには、従業員に事前に承認を取らなければいけません。承諾方法に法令上の決まりはないということです。
（国税庁；給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A＞問2より）
（問2）給与等、退職手当等又は公的年金等の支払者（交付者）が受給者（交付を受ける者）に対して、給与所得の源泉徴収票等、退職所得の源泉徴収票等又は公的年金の源泉徴収票等を電子交付するためには、どのようなことが必要か。
（答）
給与等、退職手当等又は公的年金等の支払者（交付者）が電子交付するためには次のことが必要です。
1 受給者（交付を受ける者）に対し、あらかじめ、その用いる電磁的方法の種類及び内容を示し、電磁的方法又は書面で承諾を得ること（所令352の31、所令3561）
2 電磁的方法について、次の基準を満たしていること
イ 映像面への表示及び書面への出力ができること（所規92の22一）
ロ 受給者（交付を受ける者）に対し、受信者ファイルに記録（電子交付）する(した)旨を通知すること（所規92の22二）
ただし、給与所得の源泉徴収票等、退職所得の源泉徴収票等又は公的年金等の源泉徴収票等データ（以下「給与所得の源泉徴収票等データ」といいます。）を受給者（交付を受ける者）の使用するパソコンに直接送信する場合やフロッピーディスク等の磁気媒体等に記録して交付する場合を除きます。3 受給者（交付を受ける者）から請求があるときは、書面により交付すること（所法2264ただし書、2312ただし書）
確定申告に利用する場合
電子交付を受けた従業員が確定申告を書面で提出する場合、電子交付された源泉徴収票を印刷して確定申告に添付することはできませんので注意が必要です。
（国税庁；給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A＞問15より）
（問15）
電子交付を受けた給与所得の源泉徴収票、退職所得の源泉徴収票又は公的年金等の源泉徴収票をプリントアウトして確定申告書に添付してもよいか。
（答）
確定申告書に添付する給与所得の源泉徴収票、退職所得の源泉徴収票又は公的年金等の源泉徴収票は、法令上、給与等、退職手当等又は公的年金等の支払者（交付者）から書面で交付を受けたものと規定されていますので、電子交付を受けた各源泉徴収票をプリントアウトして確定申告書に添付することはできません。給与等、退職手当等又は公的年金等の支払者（交付者）から、書面により各源泉徴収票の交付を受けた上で、確定申告書に添付してください（所令2623）
e-taxを利用して確定申告をする場合
e-taxを利用して確定申告をする場合は、源泉徴収票の記載内容を入力して送信することにより、源泉徴収票の提出を省略することができます。（税務署から提出や提示を求められた場合に備え、自宅等に保存する必要があります。）
（国税庁；給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A＞問14の（注）より）
（注） 平成20年1月4日以後に、平成19年分以後の所得税の確定申告書の提出をe-Taxを利用して行う場合、医療費の領収書や給与所得、退職所得及び公的年金等の源泉徴収票などの一定の第三者作成書類については、その記載内容を入力して送信することにより、これらの書類の税務署への提出又は提示を省略することができます。
なお、入力内容を確認するため、原則として法定申告期限から5年間(※）、税務署等からこれらの書類の提示又は提出を求められることがあります。この求めに応じなかった場合は、これらの書類については、確定申告書に添付又は提示がなかったものとして取り扱われます。※ 平成23年12月2日より前に法定申告期限が到来する所得税については、原則として3年間です。
まとめ
法定調書の作成と提出の手引には、電磁的方法の概要が記載されているだけですので、この方法を採用する場合は、国税庁のQ&Aを参照してみてください。
LINK 国税庁；給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A
■□◆◇ 編集後記 ◇◆□■
今朝、乗っていた電車が駅と駅の間で止まってしまいました。
同じ車両には推定で150人ぐらいは乗車していたと思うのですが、列車が止まっている間、会話もなく近くに踏み切りもない住宅街のようで、社内放送が流れる数秒を除き、とても静かでした。
通勤電車では、会話をする人が少なく静かになることはよくあることですが、静かな社内は、心地いいです。
