記録することによって見えてくるもの

マイナンバー導入のためのチェックリスト

かわべ
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生誕:1969年 東京 生まれ 趣味:楽器演奏(St.Bass、E.Bass)     読書(ミステリー)     映画鑑賞(学生時代、映画館でアルバイト経験あり)
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マイナンバー制度の開始によりこの記事のチェックリストはなくなりましたので参考程度にお読みください。
リンクも切れています。

マインナンバーの導入のための基礎的なチェックリストが公開されています。すでに導入体制が整っているところも再チェックの意味でチェックリストを活用してみると良いかも知れません。

(内閣府;マイナンバー導入チェックリストより)

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(この記事内の画像をクリックするとPDFファイルが開きます。)

※ この記事は平成28年9月12日現在確認することができる情報に基づき記載されています。マイナンバー制度については、新しい制度のため変更、新設等も多く、最新の情報をよくご確認の上、手続きを進めてください。


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マイナンバー導入チェックリスト

内閣府の公表している「マイナンバー導入チェックリスト」は次の3区分によりチェックしています。

■ 担当者の明確化と番号の取得

■ マイナンバーの保管・管理

■ 従業員の皆さんへの周知

どれも大切なチェック項目です。それぞれ確認してみます。

マイナンバーの担当者の明確化と番号の取得

最初は、マイナンバーについて「担当者の明確化と番号の取得」に関するチェック項目です。チェック項目は次の3つです。(内閣府;マイナンバー導入チェックリストより)

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大変な作業になるのは、3つ目の「身元確認」です。国税庁のサイトにFAQを掲載していますので、参考にしてみてください。

(国税庁;本人確認に関するFAQ

もともといる従業員に今更、身元確認なんて失礼なような気もしますが・・・本人から身元確認書類の提示を受けることができない場合について、国税庁の「本人確認に関するFAQ」では次のような回答を掲載しています。

(国税庁;本人確認に関するFAQ>Q2-8より)

Q2-8 従業員等からマイナンバー(個人番号)の提供を受ける際に、番号確認書類の提示を受けることができない場合には、どうしたらよいですか。
(答)

事業主の方が従業員等からマイナンバー(個人番号)の提供を受けた場合には、番号確認書類の提示を受ける必要があります。番号確認書類には、マイナンバーカード(個人番号カード)、通知カード、住民票の写しがありますが、従業員等がこれらの書類の提示ができない場合には、事業主の方が本人確認義務を果たすことができないこととなるため、国税分野においては、こういった場合に限り、従業員等から「自身のマイナンバー(個人番号)に相違ない旨の申立書」の提出を受け、これにより番号確認を行うことができます。

「自身のマイナンバー(個人番号)に相違ない旨の申立書」には、提出する者のマイナンバー(個人番号)のほか、個人識別事項(氏名及び住所又は生年月日)の記載が必要であるほか、本人の署名、押印があるなど、本人が作成したことが分かるものである必要があります。(標準的な様式はこちら(PDF/48KB)

また、マイナンバー(個人番号)の提供を電子的に受ける場合であっても、当該書類により番号確認を行うことができます。

(注) 「自身のマイナンバー(個人番号)に相違ない旨の申立書」は、他の番号確認書類の提示が困難な場合など例外的な場面での使用を予定したものであることにご留意ください。

 

マイナンバーの管理・保管

2つ目はマイナンバーの管理と保管についてのチェック項目です。チェック項目は次の3つです。(内閣府;マイナンバー導入チェックリストより)

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マイナンバーの保管については、厳重な管理が必要になるでしょう。3つ目の「廃棄」については、国税庁のFAQに次のような回答が掲載されています。

(国税庁;本人確認に関するFAQより)

退社した従業員等のマイナンバー(個人番号)は、退社後すぐに廃棄しなければならないのですか。(平成28年9月9日更新)
(答)

退社した従業員等であっても、扶養控除等申告書や退職所得の受給に関する申告書等については7年間の保存義務が課されていることから、申告書等に記載されたマイナンバー(個人番号)はこれらの申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間は保管しなければなりません。

また、税法等で保存期間が定められていない書類に記載されたマイナンバー(個人番号)や、作成した特定個人情報ファイルに記録されたマイナンバー(個人番号)については、個人番号関係事務を処理するのに必要がなくなった場合には、できるだけ速やかに廃棄又は削除する必要があります。

なお、Q1-3-2の取扱いにより作成した帳簿は、マイナンバー(個人番号)の記載が不要であるとして従業員がマイナンバー(個人番号)の記載をせずに提出した扶養控除等申告書等のうち、その従業員が最後に提出したものの法定保存期限(当該扶養控除等申告書等の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年)まで保存する必要があります(Q1-3-7参照)。

そのマイナンバーを何に使用しているかということを確認してから廃棄するようにしなければいけません。(専用の管理ソフトを使用しない場合は、「退職後7年」について対策を練る必要がありそうです。)

 

マイナンバーについて従業員への周知

最後は、「従業員の皆さんへの周知」です。これは、意外と大変です。

(内閣府;マイナンバー導入チェックリストより)

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この項目のポイントは、制度が新しいために、決まりごとの変更や新設が多い点です。

マイナンバーの情報を集約し、最新の情報を適切な方法で周知できるように心がける必要があるようです。


■□◆◇ 編集後記 ◇◆□■

今日も真夏と比べると朝はかなり涼しいと感じました。日中はそこそこ暑くなりそうです。

マイナンバーの研修を受け、事務手続き等を再度、見直そうと考えこの記事を書きました。大企業では、すでにこの記事のような対策は完了していると思いますが、中小企業では正直、これからというところもあるかと思います。しっかりとした対策をしたいものです。

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