記録することによって見えてくるもの

領収証を整理する場合の3つの工夫

かわべ
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かわべ
生誕:1969年 東京 生まれ 趣味:楽器演奏(St.Bass、E.Bass)     読書(ミステリー)     映画鑑賞(学生時代、映画館でアルバイト経験あり)
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こんにちは。税理士のかわべです。

経理事務で困ることの一つに「何に使ったのかわからない領収証の処理」があります。支払者が何に使ったのかということを報告していないため経理事務で適切な処理をすることができないのです。

支払者が経理処理をする本人であってもこの問題は生じます。経理処理をまとめてやるので、何に使ったのは忘れてしまうのです。

今日は、領収書を整理する場合の3つの工夫について記載します。

領収証の整理_0

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領収書を整理するための3つの工夫

経理担当者や会計事務所では、適切な経理事務を遂行するため、その支払いが 「誰のために、何を、どのように使ったか」という3つを確認する必要があります。(領収書に支払先、金額、日付が記載されているることが前提です。)

領収証の整理をおろそかにすると適切な経理処理ができないことになってしまいます。

しかし、ちょっとした工夫をすることで、支払内容を忘れず適切な処理をできるようになります。領収証を整理する3つの工夫について記載します。

領収書に必ずメモを記載する

工夫の1つ目は領収書に必ずメモを記載することです。

多くの領収証には、日付、領収者の名称等、金額は記載されています。ところが、何に使ったのかを記載していない領収証が意外と多いのです。

鉛筆または付箋を使う

領収証には、鉛筆でメモを書きましょう。領収証に直接記載することに抵抗のある方は、強粘着タイプの付箋を用意してそこにメモするのが良いでしょう。

領収書のメモの例

領収書のメモは次のような簡単なもので大丈夫です。

□ ××様と打ち合わせ

□ ××さま○○案件について営業課へ差し入れ

□ 社内ボールペン、クリップ等の購入

□ ××様接待(営業部長○○様ほか3名)

時間がたつと忘れますので、「すぐメモる」、「その日のうちにメモる」、「朝一で前日の領収証にメモる」などマイルールを設けて実践してみてください。

 

領収書を透明の袋に保管

工夫の2つ目は、領収書を透明の袋に保管することです。

領収証はスクラップブックや裏紙に貼り付けて保管するのがベストです。ただし、時間的な制約で後回しになってしまう場合は、透明な袋に保管しておきましょう。透明な袋をデスク横においておけば、整理をしていない領収書を確認することができます。

財布にいれっぱなしや、開けないと確認できない箱にいれてしまうと、どんどん後回しになってしまいます。

日々、気に掛ける工夫が必要です。

私は、100円ショップで購入した下のような袋を使っています。

領収証の整理_透明の袋

 

領収書を貼り付けるには、罫線を印刷した裏紙等を使う

3つ目の工夫は、領収書を「罫線を印刷した」裏紙等に貼り付けることです。

領収書を貼り付けるにはスクラップやノートという選択肢もあります。

しかし、領収書は仕事量に比例して増加していきますので、ページ数の固定されているスクラップブックでは不都合な場合があります。また、ノートはもともと領収書を貼り付けるために製本されていないため、きれいに整理できないと思います(私見)

そこで、私は以前勤務していた会計事務所の影響もあり、A4用紙に、罫線を印刷し、その紙に領収証を貼り付けて保管しています。

領収証の整理_罫線の紙

この罫線を印刷した用紙を使えば、領収書をきれいに貼ることができ、ページ数の増減も気にならないためお勧めです。

 

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