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Excelの条件付き書式で資料に一工夫

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生誕:1969年 東京 生まれ 趣味:楽器演奏(St.Bass、E.Bass)     読書(ミステリー)     映画鑑賞(学生時代、映画館でアルバイト経験あり)
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Excelの「条件付き書式」コマンドを使うと、一定のルールに当てはまるセルの書式を変更することができるので、作成資料に一工夫加えることができます。

Excel_条件付き書式_38

(使用Excel)2013


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Excelの「条件付き書式」コマンドの使い方

Excel2013の「条件付き書式」コマンドの基本的な使い方について記載しておきます。

Excelで「条件付き書式」コマンドに登録されているルールを使う

「条件付き書式」コマンドには登録されているルールがあります。

下の画像のとおり条件付き書式をクリックすると、「セルの強調表示ルール(H)」と「上位/下位ルール(T)」のほか、視覚的な効果がある「データ バー(D)」、「カラー スケール(S)」、「アイコン セット(I)」が表示されます。

Excel_条件付き書式_25

それぞれについて簡単に記載しておきます。

 

セルの強調表示ルール(H)

「セルの強調表示ルール」では、選択した範囲内で一定のルールに該当するセルを強調して表示する書式を設定することができます。

下の画像のとおり、6つのルールが登録されています。(その他のルールを登録する場合は、「その他のルール(M)」を選択します。)

Excel_条件付き書式_26

次のような得意先別の売上データを用意しました。

Excel_条件付き書式_12

「指定の値より大きい」ルールでセルの書式を変更してみました。

下の画像のように条件付き書式コマンドをクリックして、「指定の値より大きい」をクリックすると「指定の値より大きい」ダイアログボックスが表示されます。

Excel_条件付き書式_14

指定の値(上の画像の赤い色の枠囲み部分)を指定し、書式(上の画像の水色の枠囲み部分)を選択します。

上の画像では、1,292,250円より大きい値の場合に、明るい赤の背景で表示するように設定しました。(得意先Aと得意先Bがその書式で表示されています。)

 

上位/下位ルール(T)

「上位/下位ルール」では、上位10項目や下位何%など、選択した範囲に含まれる個々のデータを比較して上位あるいは下位のデータのセルの書式を変更することができます。

Excel_条件付き書式_15

例えば、「下位10%(O)」のルールを25%に変更して設定してみます。

「条件付き書式」コマンドの「上位/下位ルール」から「下位 10%(O)」(上の画像の緑色の枠囲み部分)を選択します。

下の画像のような「下位 10%」ダイアログボックスが表示されます。

Excel_条件付き書式_16

パーセントを入力する部分が表示されていますので、「25」に設定し、書式を「濃い赤の文字、明るい赤の背景」に設定します。下の画像のように、下位25%に含まれるデータが設定した書式で表示されました。

Excel_条件付き書式_27

 

データ バー(D)

データバーは選択した範囲内の値の大小を比較して、バーの長さの長短によって大きさを表します。

(Support Office;条件付き書式ダイアログ ボックス オプションを変更、検索、またはクリアするより)

データ バーを使用してすべてのセルを書式設定する

データ バーは、他のセルとの比較により、セルの値を確認するのに役立ちます。データ バーの長さは、セルの値を表します。バーが長いほど値が大きいことを、バーが短いほど値が小さいことを示します。

データバーは、塗りつぶしの種類で「グラデーション」と「単色」に分かれます。(下の画像のとおり)

どちらも綺麗ですが、私は、グラデーションを使用することが多いです。

Excel_条件付き書式_17

緑色のグラデーションを選択する下の画像のような表示になります。

Excel_条件付き書式_18

 

カラー スケール(S)

カラースケールは「データの分布および偏差を理解しやすくする」ために設定することができます。

(Support Office;条件付き書式ダイアログ ボックス オプションを変更、検索、またはクリアするより)

カラー スケールは、データの分布および偏差を理解しやすくする視覚的な手掛かりです。

カラースケールには、「3色」と「2色」のスケールがあります。下の画像のとおり、赤色の枠囲みの6つが3色のスケール、緑色の枠囲みの6つが2色のスケールです。

Excel_条件付き書式_19

ためしに青と赤と白の3色のスケールを選択すると下の画像のとおりです。

(私は、このカラースケールをあまり使用していません。)

Excel_条件付き書式_20

 

アイコン セット(I)

アイコンセットは一定のルールにより選択範囲内のデータを3つから5つに区分してアイコンを設定し、表示するものです。

アイコンは「方向」「図形」「インジケータ」「評価」の4種類が表示されていますが、私は「方向」アイコンを使用する割合が多いです。

Excel_条件付き書式_21

次のような得意先ごとの目標と実績を比較したデータを用意しました。

Excel_条件付き書式_22

この表でN列とO列に目標と実績の差額を表示し、アイコンを2種類(「方向」アイコンと「評価」アイコン)セットしてみました。(下の画像のとおり、目標と実績の差額は、セルの幅を調整して表示しないようにし、アイコンのみが表示されるようにしました。)

Excel_条件付き書式_23

N列の「方向」アイコンは3区分、O列の「評価」アイコンは5区分なので、それぞれちょっとずつルールを変えています。

例えば得意先Aと得意先Bは「方向」アイコンは、同じ緑色の三角ですが、「評価」アイコンでは、得意先Aがアンテナ4本、得意先Bがアンテナ3本の表示となっています。

(そのような表示になるようにルールを設定しました。ルールを変更するには、下の「ルールの編集」を参照してください。)

 

Excelで「条件付き書式」コマンドで新しいルールを設定する

「条件付き書式」コマンドでは、すでに設定されているルールと書式を使わず、最初から新しいルールを設定することができます。

 

新しいルールを設定する

「条件付き書式」コマンドで、「新しいルール(N)」を選択します。

Excel_条件付き書式_31

 

次のような新しいルールのダイアログボックスが表示されます。ルールの種類を選択し、書式を設定します。

Excel_条件付き書式_32

次のような条件を設定してみました。

選択した範囲内のセルの値が20万と50万の間(20万以上50万以下)の場合は、白文字斜体で黒の背景にするというルールです。

Excel_条件付き書式_33

次のような表示になりました。

Excel_条件付き書式_34 

 

ルールの編集

すでに設定したルールを変更する場合は、「条件付き書式」コマンドで、「ルールの管理(R)」を選択します。

Excel_条件付き書式_35

次のようなルールの管理画面が表示されます。下の画像では、同じ範囲に2つのルールが設定されていることになります。

Excel_条件付き書式_36

設定したルールや書式を変更したい場合は、下のルールの部分を選択(クリック)して、「ルールの編集(E)」をクリックします。表示されたダイアログボックスで新しい書式等を設定します。

 

ルールのクリア

すでに設定したルールを削除(クリア)する場合は、「条件付き書式」コマンドで、「ルールのクリア(C)」を選択します。(最初に削除したい範囲を選択してから「ルールのクリア」をクリックします。)

Excel_条件付き書式_37

 

Excelの「条件付き書式」コマンドは多用しないように注意

Excelの「条件付き書式」コマンドを多用してしまうと、強調したい部分がぼやけてしまい伝わりにくい表になってしまいます。

Excel_条件付き書式_24

上の画像は「条件付き書式」コマンドで様々なルールを設定していますが、完全に失敗していますね。(実務ではさすがにここまで多用はしないですが、似たような表を作成したことはあります。)

プロのデザイナーのような表を作成するのは難しいと思いますが、「条件付き書式」を多用しないで、ここぞのポイントで使ってみてはいかがでしょうか?


■□◆◇ 編集後記 ◇◆□■

昨日に引き続き関東は暑いです。こち亀200巻。すごいです。40巻~180巻ぐらいの間は読んでいます。

 

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